15 aug Zet je bedrijfsdata om in groei
Weet u precies hoeveel winst er wordt gemaakt? Of hoeveel marge er op een product zit nadat kosten van retouren eraf zijn?
De eerste stap begint met data. Data is het smeermiddel dat alles soepel doet lopen. Met Business Intelligence ga je die data tot kennis en inzicht vormen. BI kent een paar stappen van volwassenheid.
De eerste stap gaat over het verleden. Dat is een analyse op wat er is gebeurd. Dat is in veel bedrijven al redelijk geregeld, maar rapportages maken kost vaak veel tijd en geld. Daardoor wordt er niet vaak een nieuw rapport gemaakt en is de inhoud niet up-to-date. Terwijl BI juist bedoeld is om steeds nieuwe vragen te beantwoorden en steeds een tree verder te gaan op de volwassenheidsladder.
De volgende stap op de ladder is namelijk dat je naar het ‘nu’ kijkt. Resultaten van lopende acties, voorraadstanden en kosten die nu worden gemaakt worden inzichtelijk en zijn actiegericht. Dat wil zeggen dat je op dat moment iets kunt doen om resultaten te veranderen. Om deze stap te nemen is het van groot belang dat je data gedreven werkt.
Data gedreven werken is een modekreet, maar wel een heel belangrijke. Het gaat erom dat je begrijpt waar data vandaan komt en dat je die verschillende bronnen met elkaar kunt combineren om zo tot een volledig beeld van de organisatie te komen. Het ideaalbeeld is dat je jezelf afvraagt wat er gebeurt als je data uit de ene bron koppelt met data uit een andere. Die experimenten zorgen voor een constante ontwikkeling richting de laatste stap in het volwassenheidstraject van BI. Die gaat over de toekomst. Predictive en Prescriptive Analytics komen hier in beeld. Het is aan te raden niet direct met deze stap te beginnen als je de voorgaande stappen nog niet hebt genomen.
BI levert KPI’s per rol
Voor de CFO zijn andere dingen van belang dan voor de controller. Daarom zijn er voor die verschillende rollen ook verschillende dashboards nodig. Voor de een is het van belang om te controleren of de cijfers wel kloppen. De ander moet weten welk risico er op welk moment gelopen wordt. Een plat getal zegt dan niet zoveel. Daarom wil je een interactief dashboard zien waarin je verder kunt downdrillen.
Door verschillende bronnen met elkaar te combineren, zorg je naast verdieping ook voor verbreding. Alle data staat in connectie met elkaar. Daardoor kun je met BI een veel beter zicht krijgen op de situatie. Uitschieters in financiën lopen misschien gelijk met storingen van machines of bijvoorbeeld het ziekteverzuim. Zo worden resultaten ook direct begrijpelijk.
KPI top 5 in BI
Om je werk effectief te doen heb je KPI’s nodig. Maar hoeveel? Tussen de 5 en 20 ligt het ideaal. Het is afhankelijk van de omvang van het bedrijf en de verschillende disciplines die aanwezig zijn. De 5 KPI’s waar je volgens ons niet zonder kan zijn:
1: Crediteuren/Debiteuren Omloopsnelheid
Hoe snel betaal je leveranciers en hoe snel wordt jij betaald? De trend daarin kun je zien als je deze KPI op je dashboard zet. Deze KPI is voor ieder bedrijf in elke industrie belangrijk. Het zegt veel over de gezondheid van de bedrijven waar je mee werkt. Daarnaast kun je vanuit deze wetenschap snel doordrillen naar de uitschieters die altijd te laat betalen.
2: Ouderdomsanalyse Voorraad
Hoe lang ligt een artikel in het distributiecentrum voor het geld oplevert? Dit is een mooi voorbeeld van een snijvlak tussen verschillende disciplines. Sales moet zorgen dat die voorraad verkocht wordt, operations wil ruimte vrij hebben voor inkomende goederen en jij wilt de investering in de voorraad terugverdienen. Zet hier een alert op en zorg dat artikelen nooit meer langer dan de gestelde norm in het DC liggen.
3: Omzet per product
Wat levert je product eigenlijk op? Welke producten zijn duur ten opzichte van hun opbrengst? Mede door de centrale plek van alle data, krijg je simpel een 360 graden beeld van de omzet en kun je die op legio manieren uitsplitsen. Dat er producten zijn die niets opleveren kan een inzicht zijn dat er nog niet eerder was, omdat er zoveel verkocht werden. Het succes van het aantal verkopen wordt dan niet gemeten naast de kosten per product.
4: Werkkapitaal
Dagelijks vernieuwd inzicht in het werkkapitaal. Net zoals in het voorbeeld van de ouderdomsanalyse kun je hier een alert instellen als het onder een bepaalde waarde komt. Wanneer je denkt dat het werkkapitaal in gevaar komt, kun je daar op dat moment nog iets aan doen.
5: Winstmarge
Is de ingeslagen koers die de CEO heeft bepaald wel goed voor de winst? Bekijk de trend in het Power BI dashboard. Op basis van zo’n rapport kun je makkelijk bijsturen als je ziet dat het niet goed gaat of beter kan. Ook hier is downdrillen makkelijk en zie je snel waardoor de winst zich op een bepaalde manier ontwikkeld.
Betrouwbaarheid van cijfers verbeterd met Business Intelligence
Slechts 8% van de finance professionals vindt dat de kwaliteit van de data die zij gebruiken ook echt klopt. De rest vindt de kwaliteit voldoende om te functioneren en een ander deel ziet ruimte voor verbetering. Door met een Data Warehouse-oplossing te werken, worden fouten in de data snel opgespoord en verholpen. Daarnaast liggen alle relaties tussen data daar ook in vast. Dat houdt in dat niet iedereen zelf formules in Excel hoeft te bouwen en ieder rapport over hetzelfde onderwerp door drie personen ook drie verschillende rapporten oplevert.
Kortom, financiële rapportage en Business Intelligence gaan hand in hand met elkaar. Als financieel verantwoordelijke binnen een onderneming wil je dat je precies weet wat de financiële stand van zaken is. Die moet je paraat hebben wanneer daarnaar gevraagd wordt. Daar mogen geen fouten in zitten. En het moet er het liefst zo uitzien dat iedere betrokkene het ook snapt wanneer je het tijdens een presentatie laat zien. Een rij getallen zegt niet zoveel, een stijgende lijn snapt echter iedereen. Zet dus de volgende stap in rapportage en analyses binnen de onderneming en start met BI!